Ref 1116: Operational Project Assistant

Descriptif de fonction

Beschrijving van de dienst:

Proactieve ondersteuning bieden aan Project Leaders (PL) en Program Managers (PM) op de volgende punten:

• Coördinatie en opvolging gedurende de volledige levenscyclus van een infrastructuurproject (van begin tot eind).

• Opvolging van het project in termen van budget, financiën en boekhouding (inclusief beheer van contractuele documenten).

• Bewaking van de planning van de belangrijkste mijlpalen van het project in SAP, zodat de PL's hun projecten op de meest efficiënte manier kunnen organiseren en uitvoeren.

• U codeert, volgens de aanwijzingen van de PL’s, de verschillende projectmijlpalen in de tool (SAP PS) gedurende de volledige levenscyclus en voert, via SAP PS of Excel, de nodige controles en opvolging uit om de correcte uitvoering van het project in de verschillende tools te waarborgen.

• U coördineert de invoer, actualisatie en/of controle van de projectbudgetten in de tools (SAP PS, Excel) om ervoor te zorgen dat de business de financiële evolutie van zijn projecten kan volgen.

• U biedt proactieve ondersteuning aan PL’s en PM’s, zodat zij de budgettaire, financiële en administratieve aspecten van hun projecten en de planning ervan efficiënter kunnen beheren.

• U start, volgens de aanwijzingen van PL/PM, de creatie van projectfiches en coördineert hun realisatie en validatie met PL/PM en het secretariaat van de IPC om ervoor te zorgen dat deze aan de besluitvormingsorganen worden voorgelegd.

• U zorgt voor de creatie en administratieve opvolging van aankoopaanvragen (DA), shopping carts, magazijnreserveringen, bestellingen en leveringen gerelateerd aan de bestellingen, zodat het aankoopproces kan worden gestart en leveranciers de bestellingen correct en binnen de afgesproken termijnen uitvoeren.

• U stelt een "eigendomsoverdracht" op wanneer de gevraagde leveringstermijn is overschreden. Op verzoek van de PL coördineert u de opvolging van rekeningen, werkorders (WO) of bestelwijzigingen en vertaalt deze naar DA's om de amendementen op de bestellingen of oproepen op raamcontracten te creëren.

• U zorgt ervoor dat de administratieve documenten beschikbaar zijn (proces-verbalen van voorlopige, industriële of definitieve oplevering, veiligheidsclausules en attesten) om het dossier te kunnen afsluiten en de bankgaranties of ingehouden betalingen vrij te geven.

• U bent verantwoordelijk voor het opstellen en/of actualiseren van werkprocedures met betrekking tot projectopvolging die door de OPA’s worden gebruikt, om transparantie in deze processen te waarborgen en ervoor te zorgen dat de OPA’s een gedetailleerd en uniform dossierbeheer hanteren.