Ref 1044: Technical Administrative Employee
- Lieu : Bruxelles
- Type de contrat : Contrat à durée indeterminée
- Débute le : 15 octobre 2024
Descriptif de fonction
Soutien administratif technique pour les designers et les ingénieurs de projet.
Ce service comprend principalement les tâches suivantes :
Gestion des plans dans Projectwise :
- Créer des numéros de plan
- Rechercher des plans existants
- Remplir les données
- Initier et suivre les processus d'approbation
- Archiver les plans externes
Gestion générale des plans :
- Imprimer les plans au format .pdf ou papier
- Scanner des plans ou des documents
- Distribuer les plans
Contrôle de l'application des processus internes:
- Gestion documentaire
- Mise en forme des modèles
- Gestion de la boîte mail générique
Vous travaillez au sein d'un département pour différentes équipes et vous êtes la personne de backup pour des collègues d'autres départements.
Vous collaborez régulièrement avec ces collègues pour harmoniser les méthodes de travail et la charge de travail.
Vous contactez proactivement les designers et les ingénieurs de projet, garantissant ainsi que tous les processus se déroulent sans accroc et de manière correcte.
Vous faites un rapport hebdomadaire au coordinateur design.
Compétences
Exigences du poste:
- Idéalement bilingue FR/NL ou bonne connaissance de l'autre langue
- Compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral
- Soft skills : précision, organisation, capacité à prendre des initiatives et autonomie
- Une affinité technique est un plus
Expériences
- Une expérience avec les systèmes de gestion des plans (ProjectWise/Vault/...) est un atout
- Expérience avec les outils MS Office : Excel, Word, Outlook, PowerPoint, OneNote, Visio
