Ref 1015: Claims Manager

Descriptif de fonction

Soutien au Responsable des Contrats de Construction et au Responsable des Contrats, Assurances et Juridique

• Soutenir le Responsable des Contrats de Construction pour la gestion des contrats EPC et des lots de travaux. Faire le lien avec l'équipe juridique de Luminus, et/ou avec d'autres conseillers juridiques, lorsque le soutien juridique est nécessaire.
• Fournir un leadership et collaborer avec l'équipe de gestion de projet et le Responsable des Contrats de Construction pour identifier et atténuer de manière proactive les risques lors de la phase d'exécution du projet.
• Soutenir le Responsable des Contrats de Construction dans l'élaboration d'une procédure, en collaboration avec les contractants EPC et les lots de travaux, et publier sur la plateforme d'échange tous les documents nécessaires au suivi du contrat (rapports mensuels, annuels, etc.).
• Informer immédiatement le Responsable des Contrats de Construction et le Responsable des Contrats, Assurances et Juridique de toute question soumise à la procédure de résolution des litiges pour les contrats EPC et les contrats de lots de travaux (y compris au stade de résolution amiable formelle prévue dans les différents documents de projet), et assister à la préparation et, le cas échéant, à la présentation des informations requises en conséquence.
• Soutenir le Responsable des Contrats de Construction dans l'anticipation et la gestion, la coordination et le suivi des réclamations, des variations de contrats et des litiges résultant de l'exécution des contrats EPC et de lots de travaux.
• Proposer un arbitrage pour les questions contractuelles, y compris les variations, au Responsable des Contrats de Construction et au Responsable des Contrats, Assurances et Juridique.

Soutien à l'Équipe Projet

• Soutenir l'équipe de projet pour favoriser une culture proactive en matière de santé et de sécurité au sein du projet et avec ses sous-traitants, en vue de respecter les exigences HSE légales et contractuelles.
• Assister aux réunions de chantier avec le Responsable des Contrats de Construction pour suivre l'avancement des questions techniques, définir clairement les responsabilités et permettre une résolution pragmatique tout en préservant les droits et les prérogatives du projet.

Gestion des réclamations, des ordres de modification et de la communication des contrats EPC et des lots de travaux

• Assurer que les notifications soient émises conformément aux exigences du contrat et répondre aux notifications des contractants.
• Communiquer de manière diligente sur toute mauvaise interprétation du contrat par les contractants pour éviter l'apparition de réclamations.
• Mettre en œuvre le programme formel de gestion des réclamations sur le projet et évaluer les risques contractuels avec le Comité de gestion de projet. En particulier, assurer la traçabilité, l'enregistrement des instructions et l'enregistrement des négociations.
• Rassembler et analyser tous les justificatifs nécessaires au processus de réclamation (suivi des lettres, enregistrement des événements, enregistrement de la documentation) avec des perspectives précises pour donner une valeur financière à la réclamation et élaborer une stratégie de négociation avec un objectif financier clairement identifié.
• Assurer la collaboration de tous les membres de l'équipe projet et des parties prenantes externes nécessaires à l'analyse de la situation objet de réclamation.
• S'assurer que les instructions pour la résolution et la négociation des réclamations soient clairement rédigées et que le flux de travail soit conforme au processus.
• Fournir toutes les informations et communications nécessaires pour le développement et la résolution des réclamations et des litiges aux/dus aux fournisseurs, partenaires du consortium et sous-traitants.
• Formaliser le résultat de la négociation des réclamations et formaliser les ordres de modification avec le département des achats.
• Préparer un système préventif de réclamation et de contre-réclamation avec tous les justificatifs nécessaires, en collaboration avec le Responsable des Contrats de Construction et l'Équipe Projet.
• Assurer la production en temps voulu de tous les documents contractuels et leur communication aux parties prenantes appropriées dans le respect des obligations du projet.
• Maintenir des archives pour la correspondance et la documentation relatives aux contrats établis et en cours.
• En collaboration avec le Responsable des Contrats de Construction, veiller à ce que les réunions nécessaires à la bonne exécution des contrats soient planifiées et organisées et que les comptes rendus associés soient rédigés.
• Veiller au respect de l'approbation des ordres de modification, des amendements et des règlements conformément à la délégation d'autorité applicable.