Ref 970: Project admin Service

Functieomschrijving

Operationeel Projectassistent

Doel

Proactieve ondersteuning bieden aan Projectleiders (PL) en Programmanagers (PM) op de volgende punten:

• Coördinatie en opvolging gedurende de hele levenscyclus van een infrastructuurproject (van begin tot eind);
• Opvolging van het project in termen van budget, financiën en boekhouding (inclusief het beheer van contractuele documenten);
• Opvolging van de planning van de belangrijkste mijlpalen van het project in SAP zodat de PL's hun projecten op de meest efficiënte manier kunnen organiseren en uitvoeren.

Activiteiten

• U voert, volgens de aanwijzingen van de PL's, de verschillende mijlpalen van het project in het systeem (SAP PS) in gedurende de hele levensduur en voert via SAP PS of Excel Babe de verschillende controles en opvolgingen uit die verband houden met deze mijlpalen om de goede uitvoering van het project in de verschillende systemen te waarborgen.
• U coördineert het invoeren en bijwerken en/of de controle van de projectbudgetten in de systemen (SAP PS, Excel Babe) om ervoor te zorgen dat de business de financiële evolutie van de projecten kan volgen.
• U biedt proactieve ondersteuning aan de PL's en PM's zodat zij de budgettaire, financiële en administratieve aspecten van de projecten en de planning daarvan efficiënter kunnen beheren.
• U start, volgens de aanwijzingen van de PL/PM, de creatie van projectfiches en coördineert hun uitvoering en goedkeuring met de PL/PM en het secretariaat van de IPC om ervoor te zorgen dat deze worden voorgelegd aan de besluitvormingsorganen.
• U zorgt voor de creatie en administratieve opvolging van inkoopaanvragen (DA), winkelmandjes, magazijnreserveringen, bestellingen en leveringen gerelateerd aan de bestellingen om het inkoopproces te starten en ervoor te zorgen dat de leveranciers de bestellingen correct en binnen de afgesproken termijnen uitvoeren.
• U stelt de "eigendomsoverdracht" op wanneer de gevraagde levertijd is overschreden. Op verzoek van de PL coördineert u de opvolging van rekeningen, werkopdrachten (WO) of bestelsupplementen en vertaalt deze in DA's om de aanhangsels van de bestellingen of raamcontracten te creëren.
• U zorgt ervoor dat de administratieve documenten beschikbaar zijn (proces-verbaal van voorlopige, industriële of definitieve oplevering, veiligheidsclausules en certificaten) om het dossier te kunnen afsluiten en de bankgaranties of ingehouden betalingen vrij te geven.
• U bent verantwoordelijk voor de uitvoering en/of de bijwerking van de werkprocedures met betrekking tot de projectopvolging die door de OPA's worden gebruikt om transparantie in deze processen te garanderen en ervoor te zorgen dat de OPA's een gedetailleerd en uniform dossierbeheer uitvoeren.