PROJECT ADMINISTRATIEVE ASSISTENT

Functieomschrijving

Het Belgische en Europese energielandschap zijn volop in beweging.
Bij ons bouw je samen met de andere Contingent Workers en medewerkers aan een duurzame, groene en betrouwbare
energie-infrastructuur die economische groei stimuleert en onze ecologische voetafdruk verkleint.

Samen gaan we voor maximale impact! We geloven in de kracht van diversiteit: we zijn ervan overtuigd dat een inclusieve en diverse werkomgeving leidt tot meer innovatie, creativiteit en betere resultaten.

Voor het departement Project & Portfolio Management (Infrastructure) zijn we op zoek naar een administratieve assistent.
In het kader van je service zal je hoofdzakelijk de volgende taken uitvoeren:
• Afwerking, distributie en archivatie van documenten: corrigeren, structureren en lay-outen van teksten en presentaties aan de hand van de passende lay-out, kwaliteitscontrole van bepaalde documenten, lanceren van validatie flow in het document managent systeem, verspreiding via mail aan de hand van distributielijsten, …

• Uitvoeren van diverse administratieve taken en specifieke opdrachten om de werking van de afdeling of de verantwoordelijke van de afdeling efficiënt te ondersteunen (Vb: Beheren voorraad kantoorbenodigdheden, beheren van uitleenbaar materiaal, …)

• Beheren en up-to-date houden van het klassement van alle documenten in het bijpassende document management systeem om te verzekeren dat deze documenten probleemloos teruggevonden en geraadpleegd kunnen worden

• Opmaak en opvolging van kleine bestellingen ten behoeve van het departement (hotels, vliegtickets, veiligheidsschoenen, …), inclusief verdere afhandeling (receptie van goederen, facturatie, …) .